Live met een krachtsinspanning die door samenwerking beperkt kan worden

Trots dat op 14 december 2018 het Rijnstate Ziekenhuis in Arnhem live gegaan is met HIX. http://magazine.chipsoft.nl/rijnstate-live-met-hix

Met een geweldige inspanning door een geweldig betrokken groep mensen is HIX ingericht, getest, geïmplementeerd en met een druk op de knop live gegaan. Dat is een groep mensen, die zich gaandeweg zo’n grootschalig project als een olievlek uitbreidt, tot het hele ziekenhuis erdoor gedekt is.

De olievlek start bij de trekkers van het eerste uur, die komen tot functionele eisen en afbakening, met daarna de projectleden in de werkgroepen, die vanuit alle functies en afdelingen hun bijdrage leveren.

Zij worden vanuit de reguliere operatie, ondergedompeld in een  nieuwe onbekende wereld, met een eigen taal, eigen werkplekken, een eigen agenda (die veelvuldig dwingend van aard is), nieuwe spelregels, nieuwe beslissers en belanghebbenden, nieuwe afhankelijkheden en ga zo maar door. Een opsteker voor medewerkers, die zich in dat geweld staande houden en met hun ogen op het doel gericht, standvastig blijven streven naar een optimaal ondersteunend systeem voor de toekomstig organisatie van hun patientenzorg. Maar ook een zorg voor menig bestuurer, dat een implementatie een dusdanige interne inspanning vergt.

De olievlek van betrokken medewerkers groeit tijdens de inrichtingsfase, totdat vanuit ieder taakgebied iemand betrokken is. In de voorbereidingen op de implementatie breidt de olievlek zich verder uit en wordt op iedere afdeling een groep van voortrekkers gevormd. Deze groep gaat de verandering voor de hele afdeling inbedden. Ook hier ligt een machinerie aan ten grondslag die van de betrokken medewerkers vereist dat ze denken in protocollen, processen, werkwijze afspraken, in draaiboeken, opleverdocumenten en opleidingsresultaten. Als klap op de vuurpijl vergt dit een verantwoording met veelal een aanzienlijke administratieve component. Vanuit alle hoeken van de organisatie moet het licht voor live-gang immers op groen.

Gedurende de opleidingsfase bereikt de olievlek de maximale omvang is zal iedere eindgebruiker (en dat is gewoonlijk bijna iedere medewerkers in een ziekenhuis) de fijne kneepjes van het nieuwe systeem onder de knie krijgen. Ook opgeleid worden vergt meer dan een reactieve houding. Zelfstandig e-learning volbrengen, inschrijven voor opleiding, en daarna tot een zelfstandig oordeel komen of je met de oefenmogelijkheden tot afdoende niveau gekwalificeerd bent. In tegenstelling tot eerder genoemde projectfasen is dit een fase waarin vrijwel ieder uur zich omzet in klinkend resultaat bij live-gang. Niet voor niks dat hier “we zijn er klaar voor sfeer” ontstaat, die de organisatie klaarzet voor de laatste krachtsinspanning.

Er ligt gedurende een project een bal voor het doel, die helaas maar zelden ingeschoten wordt. De energie van al die betrokken mensen wordt namelijk voor een deel niet gekapitaliseerd. De metaforische bal is de waarde van de kennisopbouw die slechts eenmalig vereist is, en geen waarde toevoegt in de uiteindelijke oplossing. De waarde van kennisopbouw kan eenvoudig uitgedrukt worden in een volume aan uren, dat slecht tijdelijke waarde vertegenwoordigd. Trots op een geweldige implementatie, maar een oproep aan organisaties om samen te werken om de krachtsinspanning te beperken tot alleen het hoogst noodzakelijke. Dat kan door de tijdelijke organisatie te vereenvoudigen, terminologie aan te passen aan de operationele taal, instrumenten te introduceren die administratieve last verlichten en tijdelijke mensen te belasten met de werkzaamheden die geen lange termijn toegevoegde waarde hebben. Leer van partners die eerder door eenzelfde traject gingen. Werk samen om die bal in open doel te schieten.

Zoek je hulp bij de begeleiding van een implementatie waarbij ieder uur gekapitaliseerd kan worden? Neem dan contact op met astridprieckaerts@punt-a.nl